Mempersiapkan
Administrasi Kas Kecil
1) Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak
kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen
perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda
sesuai dengan sekala operasional perusahaan (biasanya antara Rp 500,000,-
sampai dengan Rp 5,000,000,- )
2) Dipergunakan untuk
mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari
3) Disimpan di tempat khusus, entah itu dengan
kotak kecil, yang biasa disebut dengan petty cash box atau di dalam sebuah
amplop.
4) Ditangani atau
dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior Cashier).
Prosedur Kas Kecil
Terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil, kas kecil memiliki pernana yang penting di dalam operasional perusahaan. Transaksi-transaksi kecil terjadi setiap hari mulai sejak awal jam operasional perusahan dipagi hari sampai akhir jam operasional di sore atau malam hari.
Untuk itu, perusahan hendaklah melakukan pengelolaan kas kecil secara baik. Prosedur kas kecil mutlak diperlukan. Tidak ada alas an bagi perusahaan untuk tidak melakukan pengelolaan. Pengelolaan yang tidak memadai atau cenderung buruk akan kas kecil, dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan. Dapat dibayangkan jika suatu ketika perusahaan kehabisan kas kecil, akan ada banyak pembelian kecil yang tidak dapat dilakukan dengan cepat.
Berikut adalah petunjuk atau tips bagaimana melakukan pengelolaan kas kecil
Penetapan Batas saldo maksimal dan minimal kas kecil
Prosedur Kas Kecil
Terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil, kas kecil memiliki pernana yang penting di dalam operasional perusahaan. Transaksi-transaksi kecil terjadi setiap hari mulai sejak awal jam operasional perusahan dipagi hari sampai akhir jam operasional di sore atau malam hari.
Untuk itu, perusahan hendaklah melakukan pengelolaan kas kecil secara baik. Prosedur kas kecil mutlak diperlukan. Tidak ada alas an bagi perusahaan untuk tidak melakukan pengelolaan. Pengelolaan yang tidak memadai atau cenderung buruk akan kas kecil, dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan. Dapat dibayangkan jika suatu ketika perusahaan kehabisan kas kecil, akan ada banyak pembelian kecil yang tidak dapat dilakukan dengan cepat.
Berikut adalah petunjuk atau tips bagaimana melakukan pengelolaan kas kecil
Penetapan Batas saldo maksimal dan minimal kas kecil
Di awal pembentukan
akun kas kecil, manajemen hendaknya menetapkan nominal yang pasti mengenai
saldo minimal dan saldo maksimal atas kas kecil. Seperti telah disampaikan di
atas, nominl yang akan ditentukan disesuaikan dengan sekala operasional perusahaan.
Sekiranya manajemen menggap perlu untuk mengubah batasan saldo minimal atau
saldo maksimal kas kecil, tentu boleh dilakukan, akan tetapi kebijakan baru itu
hendaklah di umumkan secara resmi, dab disosialisasikan kepada semua pihak di
perusahaan, untuk diketahui dan dijadikan dasar pertimbangan bagi setiap
departemen di perusahaan di dalam melakukan permintaan akan dana atau pembelian
barang.
Petugas Pelaksana Kas Kecil (Kasir Kas Kecil)
Petugas Pelaksana Kas Kecil (Kasir Kas Kecil)
Minimal ada dua petugas pelaksana kas kecil. Mengingat fungsi
dari kas kecil yang diperuntukkan untuk mendanai transaksi transaksi kecil yang
sifatnya rutin setiap hari, satu orang petugas saja tidaklah cukup. Ketika
salah satu kasir kas kecil meninggalkan kantor, entah karena pergantian shift
atau karena cuti, hendaknya masih ada petugas kas keci lain yang dapat
menggantikannya.
Seorang kasir kas kecil sebaiknya memenuhi
kriteria-krietria sebagai berikut : Menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu
menangani pembelian-pembelian dalam jumlah kecil, dapat bersikap konsisten,
jujur dan mampu melakukan pekerjaan-perjaan yang memerlukan penggunaan
spreadsheet sederhana (Misalnya : Excel).
Manajemen hendaknya menyediakan pelatihan (training) yang
memadai mengenai penanganan kas kecil. Memberikan petunjuk atau tips bagaimana
melaksanakan kas kecil, mulai dari tata cara pengisian kembali kas kecil sanpai
dengan cara-cara rekonsiliasi kas kecil, dan prosedur pembelian.
Begitu nilai batasan maksimal dan minimal kas kecil telah
ditentukan, maka Financial Controller hendaknya memberikan perintah pengisian
kepada Kasir Umum (General Cashier) dengan menarik kas dari bank.
Uang diserahkan kepada Kasir kas kecil. Setelah jumlah
fisik dana kas kecil selesai dihitung hendaknya dilakukan serah terima resmi,
dimana Kasir Kas Kecil menandatangani tanda terima atas dana Kas Kecil yang
diserahkan sekaligus sebagai tanda serah terima tanggung jawab atas dana kas
kecil tersebut.
Kasir Kas Kecil wajib mentaati ketentuan batas saldo
maksimal dan minimal atas kas kecil. Jika suatu ketika saldo kas kecil
mengalami perubahan yang signifikan, maka kasir kas kecil : Mengajukan
permohonan pengsian kembali (dalam hal saldo diperkirakan akan melewati batas
bawah) kepada Financial Controller, atau melaporkan dan menyerahkan kelebihan
dana (dalam hal saldo diperkirakan akan melewati batas atas yang telah
ditentukan).
Penggunaan Kas Kecil
Bagian yang
membutuhkan, seharusnya mengajukan permohonan kas kecil sebelum melakukan
pembelian, dan Kasir Kas kecil hanya boleh mengeluarkan (melakukan pembayaran)
Kas Kecil, hanya untuk permohonan pembayaran atau pembelian yang telah mendapat
persetujuan dari Financial Controller atau Manajer Keuangan.
Untuk setiap
pengeluaran, Kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran Kas Kecil yang
ditanda tangani oleh penerima dana (pembayaran). Dicatat di dalam buku kas
kecil, kemudian Bukti pengeluaran diarsipakan dengan baik.
TIPS : Selalu lakukan penghitungan cepat terhadap fisik kas kecil, setiap selesai melakukan pengeluaran kas kecil. Hal ini aka dapat mengurangi beban pekerjaan pada saat melakukan rekonsiliasi di penutupan kas kacil setiap harinya.
Penghitungan Fisik dan Rekonsiliasi
Kas Kecil
Pencatatan dan pelaporan kas kecil hendaklah bersifat
akurat dan dapat dipertanggungjawabkan, untuk itu setiap pembukaan diawal jam
kerja dan penutupan di akhir jam kerja operasional perusahaan, hendaknya selalu
dilakukan penghitungan fisik. Untuk kemudian di cocokankan dengan catatan kas
kecil atau lebih dieknal dengan rekonsiliasi kas kecil.
Jika ditemukan perbedaan antara fisik dan akas kecil dengan
catatan yang ada, maka perbedaan tersebut hendaknya dilaporkan kepada Financial
Controller, jika sudah di approve, maka mintalah bookkeeper melakukan
adjustment atas perbedaan tersebut.