Pengadaan peralatan kantor
Pada bab ini akan
dijelaskan tentang pengertian perbekalan, macam – macam perbekalan dan
pengelolaan perbekalan /perabotan / alat – alat kantor. Materi ini sangat
berguna bagi kita sebagai mahasiswa untuk bekal dalam mengelola fasilitas
perbekalan yang ada dalam suatu organisasi / instansi. Adapun tujuan
instruksional umumnnya adalah mahasiswa dapat memahami pengertian, tujuan,
macam – macam dan pengelolaan perbekalan. Tujuan khususnya adalah :
- Dapat menjelaskan pengertian perbekalan.
- Dapat menjelaskan tujuan perbekalan.
3.
Dapat
menjelaskan macam – macam perbekalan.
4.
Dapat
menjelaskan tentang pengelolaan perbekalan.
- A. Pengertian Perbekalan
I
|
stilah perbekalan sering disampaikan dengan istilah perabot
kantor atau perlengkapan kantor. Padahal yang dimaksud perabot kantor antara
lain meja tulis, kursi, lemari arsip, lemari besi dan sebagainya. Sedangkan
yang dimeksud perlengkapan kantor Yaitu semua benda yang terdapat didalamnya
dan diperlukan dalam rangka proses kegiatan kantor. Berdasarkan pengertian –
pengertian diatas maka perbekalan mempunai suatu pengertian sebagai berikut
perbekalan adalah mencakup semua barang yang diperlukan baik barang bergerak
maupun barang tidak bergetak sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.
Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi
sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan
segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan
hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor
atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb. Aktivitas
perbekalan didalam organisasi mempunai beberapa tujuan antara lain :
- Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas – tugas pokok organisasi.
- Mengetahui barang peralatan yang rusak dan tidak bisa diperbaiki sehingga harus dimusnahkan atau yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki.
- B. Macam – macam perbekalan / perabot
Suatu kantor dalam
melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan
menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya perbekalan
kantor yang memadahi takmungkin ada hasil kantor yang baik. Pada dasarnya
aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan – bahan
dengan sarana perbekalan kantor yang ada. Macam-macam Peralatan Kantor :
- Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
- Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.
- Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.
- Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.
- Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.
A
|
dapun macam
– macam perbekalan kantor yaitu :
- Pebekalan gedung, seperti ruang pimpinan, ruang guru, kamar kecil dsb.
- Perbekalan kantor, seperti mebelair pimpinan, mebelair karawan dsb.
- Perbekalan ruang kelas, seperti meja dan kursi guru, meja dan kursi murid, penggaris, papan tulis, kapur tulis dsb.
Macam – macam perbekalan
diatas dapat dibedakan lebih lanjut sebagai berikut :
- Ditinjau dari tetap dan tidak tetap, terdiri dari 2 kelompok :
- Benda tetap : tanah, gedung, peralatan.
- Benda tidak tetap : kertas tinta kapur, dan lain – lain.
- Ditinjau dari segi peralatan, terdiri dari 4 kelompok :
- Benda peralatan umum, seperti untuk kelas dan kantor.
- Benda peralatan khusus, seperti pembersih kamar mandi dan WC.
- Peralatan laboraturium, seperti rak,ohp dan lain – lain.
- Peralatan lain, seperti buku, benda pustaka, dan lain – lain
- Ditinjau dari segi kegunaannya, terdiri dari dua kelompok :
- Benda peralatan untuk kelas, sepertu meja,kursi, papan tulis.
- Benda peralatan untuk kantor, seperti almari, meja, kursi, telepon, mesin ketik dan sebagainya.
- Ditinjau dari segi umum ang dipakai instansi, terdiri dari :
- Benda tahan lama, yaitu benda – benda yang dapat dipergunakan terus menerus, untuk waktu yang relativ cukup lama ( kurang lebih 10 tahun ). Misalnya Peralatan perabot kantor, meja kursi dan lain sebagainya.
- Benda habis pakai, yaitu benda – benda yang apabila dipakai lekas habis. Misalna karbon, kertas, kapur tulis, sheet, tinta dan sebagainya.
- C. Pengelolaan Perbekalan
U
|
ntuk menangani masalah peralatan/perbekalan kantor yang
dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah
berikut:
- Pengadaan, yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.
2. Penyimpanan, yaitu kegiatan untuk
menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif
(pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu
sendiri).
3. Pengeluaran/Pendistribusian, yaitu penyaluran
barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku
pengeluaran barang.
4. Pemeliharaan, yaitu segala usaha
yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap
dipakai pada saat diperlukan.
5. Penghapusan, yaitu usaha yang
dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris
berdasarkan peraturan yang berlaku.
Barang-barang perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada
di dalam gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar
selalu siap untuk digunakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam
rangka menghemat anggaran kantor. Cara–cara pemeliharaan barang dapat
disesuaikan dengan kriteria berikut ;
- Menurut Tempat Barang
- Ada dalam gudang/persediaan
Dilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi
barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman
dari hal-hal yang dapat merusakkan barang. Contohnya: barang yang terbuat dari
logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat.
- Ada dalam pemakaian
Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan
diletakkan secara aman. Contohnya: komputer prosedur penggunaannya
(menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga
matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi.
Assalamu'alaiykum izin coppas ya :)
BalasHapus